- ابزارهای پراکنده یعنی ورود دوباره داده، سابقه ناقص و گزارش‌گیری از چند نفر.
- در یک سامانه یکپارچه هم هر نفر فقط داده مجاز خودش را می‌بیند.
- انتقال مرحله به مرحله انجام می‌شود و سامانه‌های موجود بدون تغییر تنظیمات وصل می‌شوند.
در بسیاری از سازمان‌ها کار روزانه بین چند ابزار پخش است: تلفن، اکسل، پیام‌رسان و فرم کاغذی. هر ابزار به‌تنهایی کار می‌کند، ولی سابقه یک مشتری یا یک ماشین در چند جا ثبت می‌شود و هیچ‌کدام کامل نیست. در این نوشته دو سامانه فرداها را می‌بینید که کار روزانه را در یک جا جمع کرده‌اند: ماموت او اس و فرمان.
هزینه ابزارهای پراکنده
هزینه ابزارهای پراکنده فقط قیمت خرید آن‌ها نیست. هزینه اصلی، زمانی است که صرف جابه‌جایی بین ابزارها، ورود دوباره همان اطلاعات و پیدا کردن آخرین نسخه یک فایل می‌شود. این نشانه‌ها را در سازمان خود بررسی کنید:
- همان اطلاعات در دو یا سه جا وارد می‌شود.
- سابقه یک مشتری بخشی در تلفن، بخشی در اکسل و بخشی در پیام‌رسان است.
- فرم‌های کاغذی بعدا دوباره در رایانه تایپ می‌شوند.
- مدیر برای دیدن وضعیت کار باید از چند نفر بپرسد.
- معلوم نیست کدام فایل اکسل نسخه آخر است.
ماموت او اس: یک صفحه برای کارشناس فروش
کارشناس فروش دنیای ماموت هر روز بین تلفن، اکسل، پیام‌رسان و فرم‌های کاغذی جابه‌جا می‌شد و سابقه هر مشتری در چند جا پخش بود. ماموت او اس سیستم‌عاملی اختصاصی برای میز همین کارشناس است و کارشناس جز آن به برنامه دیگری نیاز ندارد. این سامانه این بخش‌ها را کنار هم دارد:
- ورود هر کارشناس با کارت پرسنلی.
- CRM با خلاصه هوش مصنوعی از همه گفتگوهای هر مشتری.
- پیش‌فاکتور اقساطی با لینک پذیرش برای مشتری.
- تماس خروجی با هدست از مرکز تلفن موجود، با متن و تحلیل زنده.
- کارها، حضور و گزارش روزانه‌ای که هوش مصنوعی آماده می‌کند.
- پیام‌رسان داخلی و بخش خدمات پس از فروش.
فاز اول ماموت او اس در ۱۲ روز و در ۸ گام ساخته و تحویل شد. بخش‌های اصلی آن بدون اینترنت هم کار می‌کنند.
فرمان: یک سامانه برای کل ناوگان
اگر در یک شرکت حمل‌ونقل بارنامه در یک نرم‌افزار ثبت می‌شود، مالی در نرم‌افزار دیگر و کار تعمیرگاه روی کاغذ، مدیرعامل برای دیدن وضعیت ناوگان باید از چند نفر بپرسد. فرمان این کارها را در یک سامانه با ۲۸ بخش جمع می‌کند؛ از جمله بار و بارنامه، ناوگان و GPS، مالی و سامانه مودیان، تعمیرگاه و انبار، و داشبورد مدیرعامل. هر واحد هم دستیار فارسی خودش را با متن و صدا دارد.
فرمان برای چند شرکت حمل‌ونقل مختلف پیاده‌سازی شده است؛ هر کدام جدا، روی ناوگان، داده و فرایندهای همان شرکت. یعنی هر شرکت از این ۲۸ بخش، بخش‌های لازم خودش را می‌گیرد و سامانه‌اش بر اساس روش کار همان شرکت راه‌اندازی می‌شود، نه به شکل یک نسخه یکسان برای همه.
جمع‌شدن کار در یک سامانه به این معنا نیست که همه به همه داده‌ها دسترسی داشته باشند. در فرمان هر نفر فقط داده مجاز خودش را می‌بیند؛ راننده اپ خودش را دارد، کارکنان پنل خودشان را و مدیرعامل داشبورد خودش را. در ماموت او اس هم هر کارشناس با کارت پرسنلی خودش وارد می‌شود.
یک سامانه یعنی یک جا برای ثبت هر داده، نه دسترسی همه به همه چیز.
انتقال مرحله‌ای و اتصال به سامانه‌های موجود
انتقال به یک سامانه لازم نیست یکجا انجام شود. هر مرحله جدا ساخته، آزموده و تحویل می‌شود، مثل ۸ گام ساخت ماموت او اس. تا وقتی مرحله‌ای تحویل نشده، کار آن بخش با ابزارهای فعلی ادامه دارد و کار روزانه متوقف نمی‌شود.
سامانه تازه به سامانه‌های موجود وصل می‌شود و لازم نیست همه آن‌ها حذف شوند. ماموت او اس تماس‌ها را از مرکز تلفن موجود ماموت برقرار می‌کند، بدون تغییر تنظیمات قبلی آن و فقط با یک دسترسی جدا. اتصال به پیامک، پیام‌رسان‌ها و سامانه‌های دیگر هم به همین روش و بدون تغییر در تنظیمات قبلی آن‌ها انجام می‌شود.
از کجا شروع کنید
اولین قدم، شناخت دقیق وضعیت فعلی است. پیش از جلسه اول با فرداها، این چهار کار را انجام دهید:
- ابزارهایی را که هر واحد هر روز از آن‌ها استفاده می‌کند فهرست کنید.
- کنار هر ابزار بنویسید چه داده‌ای در آن ثبت می‌شود و چه کسانی آن را می‌بینند.
- کاری را که بیشترین جابه‌جایی بین ابزارها را دارد، برای مرحله اول پیشنهاد کنید.
- سامانه‌هایی را که باید بمانند، مثل مرکز تلفن، مشخص کنید تا به سامانه تازه وصل شوند.
بعد از شناخت، بریف فنی مشخص می‌کند سامانه در چند مرحله و روی چه زیرساختی ساخته می‌شود. برای شروع، با فرداها تماس بگیرید و یک جلسه شناخت بگذارید.
