- سامانه اختصاصی از روی فرایند و داده خود سازمان ساخته می‌شود، نه برای همه یکسان.
- برای کار عمومی که به داده و سامانه‌های داخلی وصل نیست، نرم‌افزار آماده معمولا کافی است.
- فرمان برای چند شرکت حمل‌ونقل، هر کدام جدا و روی داده خودش، پیاده شده است.
وقتی سازمانی تصمیم می‌گیرد از هوش مصنوعی استفاده کند، اولین گزینه معمولا خرید یک نرم‌افزار آماده است. این گزینه سریع است و برای بعضی کارها همان چیزی است که لازم دارید. ولی وقتی هوش مصنوعی باید با داده، فرایند و قواعد خود سازمان کار کند، نرم‌افزار آماده محدودیت‌هایی دارد که بهتر است پیش از خرید بشناسید. در این نوشته پنج فرق اصلی را توضیح می‌دهیم و می‌گوییم کجا نرم‌افزار آماده کافی است.
پنج فرق نرم‌افزار آماده و سامانه اختصاصی
فرق این دو فقط در قیمت یا زمان راه‌اندازی نیست. فرق اصلی در این است که سامانه از روی چه چیزی ساخته می‌شود و داده کجا می‌ماند.
یکسان برای همه، یا از روی کار شما
نرم‌افزار آماده برای همه سازمان‌ها یکسان است و سازمان باید روش کارش را با آن هماهنگ کند. سامانه اختصاصی از روی فرایند، فرم‌ها و داده همان سازمان طراحی می‌شود و وقتی روش کار تغییر کند، سامانه هم با آن تغییر می‌کند.
داده روی سرور فروشنده، یا روی سرور سازمان
در نرم‌افزار آماده، داده معمولا روی سرور فروشنده می‌ماند. در سامانه اختصاصی، هر جا لازم باشد، داده فقط روی سرور خود سازمان می‌ماند. برای نمونه، در بیگ ماموت داده تماس‌های فروش فقط روی سرور ماموت است و هیچ سرویس هوش مصنوعی بیرونی به کار نمی‌رود.
هوش مصنوعی عمومی، یا دستیاری که داده شما را می‌شناسد
دستیار عمومی هوش مصنوعی سازمان شما را نمی‌شناسد و قواعد، واژه‌های تخصصی و داده شما را ندارد. دستیار اختصاصی با داده و قواعد همان سازمان کار می‌کند. در فرمان، هر واحد دستیار فارسی خودش را با متن و صدا دارد و هر نفر فقط داده‌ای را می‌بیند که اجازه دیدنش را دارد.
امکانات زیاد، یا فقط بخش‌های لازم
نرم‌افزار آماده برای پوشش نیاز همه مشتریانش امکانات زیادی دارد که ممکن است بسیاری از آن‌ها در سازمان شما استفاده نشود. سامانه اختصاصی فقط بخش‌هایی را دارد که سازمان لازم دارد و مرحله به مرحله ساخته می‌شود. فاز اول ماموت او اس، سیستم‌عامل میز کارشناس فروش دنیای ماموت، در ۸ گام و در ۱۲ روز ساخته شد و هر گام جدا آزموده و تحویل شد.
پشتیبانی عمومی، یا پشتیبانی همان تیم سازنده
پشتیبانی نرم‌افزار آماده معمولا عمومی است و تیم پشتیبان روش کار سازمان شما را نمی‌شناسد. در سامانه اختصاصی، همان تیمی که سامانه را ساخته، پشتیبانی، به‌روزرسانی و نگهداری آن را بر عهده دارد.
کجا نرم‌افزار آماده کافی است
سامانه اختصاصی برای همه کارها لازم نیست. اگر این شرط‌ها برقرار است، نرم‌افزار آماده معمولا انتخاب سریع‌تر و ساده‌تری است:
- کار عمومی است و به روش کار خاص سازمان شما بستگی ندارد؛ مثل نوشتن یک متن کوتاه یا ساخت یک تصویر ساده.
- داده حساس سازمان یا مشتریان وارد نرم‌افزار نمی‌شود.
- به اتصال با سامانه‌های داخلی، مثل مرکز تلفن، CRM یا سامانه مالی، نیاز ندارید.
وقتی هوش مصنوعی باید داده داخلی را بخواند، به چند سامانه وصل شود یا کار چند واحد را به هم مرتبط کند، نرم‌افزار آماده معمولا کافی نیست. در این حالت سامانه اختصاصی لازم می‌شود.
پرسش اصلی این است که کار شما چقدر به داده و فرایند خود سازمان وابسته است.
فرمان: یک سامانه، جدا برای هر شرکت
فرمان سامانه یکپارچه‌ای برای شرکت‌های حمل‌ونقل است: بار و بارنامه، ناوگان و GPS، مالی و ارسال به سامانه مودیان، تعمیرگاه و انبار، دستیار فارسی با متن و صدا برای هر واحد و داشبورد مدیرعامل. در مجموع ۲۸ بخش در یک سامانه است.
فرمان به چند شرکت حمل‌ونقل مختلف فروخته و برای هر کدام جدا پیاده شده است؛ هر بار روی ناوگان، داده و فرایندهای همان شرکت. این نمونه نشان می‌دهد سامانه اختصاصی لازم نیست هر بار از ابتدا ساخته شود. در فرمان، بخش‌هایی که برای کار حمل‌ونقل ساخته شده‌اند، برای هر شرکت جدا و با داده و روش کار خود آن شرکت پیاده می‌شوند.
فرداها از کجا شروع می‌کند؟
کار فرداها همیشه از شناخت شروع می‌شود. در این مرحله با مدیران و کارکنان هر واحد گفتگو می‌کنیم و فرم‌ها، اکسل‌ها و روند واقعی کار را می‌بینیم. کل کار در شش مرحله انجام می‌شود:
- شناخت: گفتگو با مدیران و کارکنان و دیدن روند واقعی کار.
- بریف فنی و برآورد: سندی که می‌گوید چه چیزی، در چند مرحله و روی چه زیرساختی ساخته می‌شود.
- نسخه آزمایشی: نسخه‌ای زنده روی داده نمونه، پیش از ساخت کامل.
- ساخت مرحله‌ای: هر مرحله جدا ساخته، آزموده و تحویل می‌شود.
- تحویل و آموزش: جلسه حضوری برای هر واحد و ویدیوی کوتاه آموزشی برای هر کار.
- پشتیبانی و نگهداری: پشتیبانی، به‌روزرسانی و پشتیبان‌گیری منظم بعد از تحویل.
در مرحله شناخت معلوم می‌شود کدام بخش کار شما به سامانه اختصاصی نیاز دارد و برای کدام بخش، ابزار موجود کافی است. به این ترتیب ساخت فقط از بخش‌هایی شروع می‌شود که لازم است.
